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Text File  |  2008-09-17  |  20KB  |  566 lines
  1. |COPYRIGHT 2006 BY MEDIATECHNICS CORPORATION|HEADER|3|Creating a Database|0|F0319.FLC|0|0|0|0|0|0|
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  17. |When you design your own database, you'll typically create a new database file, define the fields for a table, then enter data into the table.  The exact process depends on your database software.  As an example, you can walk through the process that is required if you use Microsoft Access, a popular database software package.|8160|3480|2340|3675||0|0|0|0|
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  35. |Suppose that you want to create a database of your household valuables for insurance purposes.  To create a new database, click the New button.|2245|975|1590|2370||0|0|1|0|
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  77. |You must now define a table structure to hold data.  Your table structure consists of field names and the characteristics for each field.|5745|3690|1125|3420||0|0|0|0|
  78. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
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  83. |We'll use Design View to create the table structure.|6870|2925|615|2295||0|0|0|0|
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  100. |F031906.WAV||0|0|1||1|
  101. |Notice the key symbol next to the first field.  A primary key is a unique identifier for each record.|245|2895|1665|1920||0|0|2|0|
  102. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
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  106. |F031907.WAV||0|0|1||1|
  107. |This table includes an auto-numbered field as the primary key.|7305|4105|990|2535||0|0|3|0|
  108. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
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  124. |F031908.WAV||0|0|1||1|
  125. |The next field in this table will hold the name of any items you want to include in the household inventory.  The name of the next field will be Item.|1755|4375|1350|2865||0|0|3|1|
  126. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|9765|3045|15|15|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
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  130. |||0|0|0||1|
  131. ||10|10|10|10||0|0|3|1|
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  133. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  134. |***|
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  136. |||0|0|0||1|
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  138. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
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  147. |25|11|1|25|0|0|
  148. |F031909.WAV||0|0|1||1|
  149. |Access assigned the Text data type to this field.  That's what you want for this field because it will hold item names.|6615|4390|1335|2385||0|0|3|0|
  150. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  151. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
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  153. |26|11|1|20|0|0|
  154. |F031910.WAV||0|0|1||1|
  155. |The General tab provides additional options for defining the characteristics of a field.|8590|5640|1425|1800||0|0|1|0|
  156. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|2535|3030|10|10|1|1|10|10|10|10|1|3390|4920|3150|4185|
  157. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  158. |***|
  159. |27|11|1|22|0|0|
  160. |F031911.WAV||0|0|1||1|
  161. |For example, you can define the maximum length for the data that will be entered in the field.|6910|4995|1230|2070||0|0|1|0|
  162. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  163. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  164. |***|
  165. |28|11|1|2|0|0|
  166. |||0|0|0||1|
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  169. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  170. |***|
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  175. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  176. |***|
  177. |30|12|1|20|0|0|
  178. |F031912.WAV||0|0|1||1|
  179. |Data entered into this field will now be limited to 50 characters or less.|6865|5010|960|2355||0|0|1|0|
  180. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  181. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  182. |***|
  183. |31|12|1|25|0|0|
  184. |F031913.WAV||0|0|1||1|
  185. |You can also specify if the field must contain data, or if it's an optional field.|6880|6585|960|2355||0|0|1|0|
  186. |1|10020|7020|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  187. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  188. |***|
  189. |32|13|1|1|0|0|
  190. |HCLICK.WAV||7275|6480|1||1|
  191. ||10|10|10|10||0|0|1|0|
  192. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  193. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  194. |***|
  195. |33|14|1|30|0|0|
  196. |F031914.WAV||0|0|1||1|
  197. |A pull down list offers "Yes" or "No" choices.  Selecting "Yes" defines this field as required, so it cannot be skipped during the data entry process.|8665|6810|1350|2715||0|0|1|0|
  198. |1|1830|6285|15|15|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|5400|6675|525|2205|
  199. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  200. |***|
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  202. |HCLICK.WAV||5835|6615|1||1|
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  205. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  206. |***|
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  208. |||0|0|0||1|
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  210. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
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  217. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
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  220. |F031915.WAV||0|0|1||1|
  221. |You can add a note describing this field.|8925|4375|690|1785||0|0|3|0|
  222. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|8940|3300|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  223. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  224. |***|
  225. |38|18|1|2|0|0|
  226. |||0|0|0||1|
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  229. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  230. |***|
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  232. |||0|0|0||1|
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  235. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  236. |***|
  237. |40|19|1|30|0|0|
  238. |F031916.WAV||0|0|1||1|
  239. |Next, you can define the second field for the table.  This field will hold the dollar value of the household item.|3750|4615|1455|2175||0|0|3|0|
  240. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|4995|3600|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
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  250. |||0|0|0||1|
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  253. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  254. |***|
  255. |43|21|1|30|0|0|
  256. |F031917.WAV||0|0|1||1|
  257. |Access automatically assigned the Text data type to this field, but you can select a more appropriate data type.|3050|3480|1350|2235||0|0|2|0|
  258. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  259. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
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  274. |HCLICK.WAV||7620|4740|1||1|
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  278. |***|
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  289. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  290. |***|
  291. |49|26|1|20|0|0|
  292. |F031918.WAV||0|0|1||1|
  293. |The field description elaborates on the kind of data the field will hold.|8970|4720|1035|2100||0|0|3|0|
  294. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  295. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  296. |***|
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  298. |||0|0|0||1|
  299. ||10|10|10|10||0|0|3|0|
  300. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  301. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  302. |***|
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  307. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  308. |***|
  309. |52|27|1|15|0|0|
  310. |F031919.WAV||0|0|1||1|
  311. |The third field will hold the quantity of each household item.|5025|5035|915|1995||0|0|3|0|
  312. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  313. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  314. |***|
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  318. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  319. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  320. |***|
  321. |54|28|1|2|0|0|
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  324. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  325. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  326. |***|
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  330. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
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  332. |***|
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  337. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  338. |***|
  339. |57|30|1|15|0|0|
  340. |F031920.WAV||0|0|1||1|
  341. |The data type for this field should be Number.|8380|4650|855|1995||0|0|1|0|
  342. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|5610|4260|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  343. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
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  349. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  350. |***|
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  356. |***|
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  362. |***|
  363. |61|34|1|30|0|0|
  364. |F031921.WAV||0|0|1||1|
  365. |You can also select a default value of 1 for this field, assuming that your house contains only 1 of most items.|6925|6150|1680|2010||0|0|1|0|
  366. |1|9210|7005|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  367. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  368. |***|
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  370. |||0|0|0||1|
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  372. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  373. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  374. |***|
  375. |63|35|1|2|0|0|
  376. |||0|0|0||1|
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  378. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  379. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  380. |***|
  381. |64|35|1|25|0|0|
  382. |F031922.WAV||0|0|1||1|
  383. |By selecting 1 as the default, a 1 will always appear in the field, but this number can be changed for any item during data entry.|6955|6105|1710|2220||0|0|1|0|
  384. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  385. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  386. |***|
  387. |65|35|1|25|0|0|
  388. |F031923.WAV||0|0|1||1|
  389. |When you create the structure for a database, you use Design View.  To enter data, you'll use a different view.|585|3160|1410|2250||0|0|3|0|
  390. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|450|2085|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  391. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  392. |***|
  393. |66|35|1|1|0|0|
  394. |HCLICK.WAV||255|1470|1||1|
  395. ||10|10|10|10||0|0|0|0|
  396. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|360|1545|10|10|
  397. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  398. |***|
  399. |67|36|1|1|0|0|
  400. |||0|0|0||1|
  401. ||10|10|10|10||0|0|0|0|
  402. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  403. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  404. |***|
  405. |68|36|1|20|0|0|
  406. |F031924.WAV||0|0|1||1|
  407. |For entering data, you can use the Datasheet View.|3130|2190|870|1800||0|0|1|0|
  408. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  409. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  410. |***|
  411. |69|37|1|1|0|0|
  412. |HCLICK.WAV||2040|1980|1||1|
  413. ||10|10|10|10||0|0|0|0|
  414. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|2130|2010|10|10|
  415. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  416. |***|
  417. |70|38|1|2|0|0|
  418. |||0|0|0||1|
  419. ||10|10|10|10||0|0|0|0|
  420. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  421. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  422. |***|
  423. |71|38|1|30|0|0|
  424. |F031925.WAV||0|0|1||1|
  425. |The Datasheet View displays a table of rows and columns.  The field names are listed across the top of the table.|5355|3945|1455|2235||0|0|0|0|
  426. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  427. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  428. |***|
  429. |72|38|1|10|0|0|
  430. |F031926.WAV||0|0|1||1|
  431. |The table is ready for data entry.|4770|4180|645|1680||0|0|3|0|
  432. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  433. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  434. |***|
  435. |73|38|1|2|0|0|
  436. |||0|0|0||1|
  437. ||10|10|10|10||0|0|0|0|
  438. |1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|1|10|10|10|10|1|10|10|10|10|
  439. |0|0|1|0|0|1|0|0|1|0|0|1|
  440. |***|
  441. |74|39|1|2|0|0|
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